Zo langzamerhand heeft elke onderneming een geautomatiseerd systeem dat diverse doelen kan dienen. Het meest voor de hand liggende doel is natuurlijk het bijhouden van administratie en correspondentie. In het algemeen wordt over de apparatuur de beschikking verkregen door aankoop ervan, alhoewel er ook andere mogelijkheden als lease en huur bestaan. Van de programmatuur wordt in het overgrote deel van de gevallen geen eigendom verkregen, doch een recht om de programmatuur te gebruiken. Programmatuur wordt op basis van de Auteurswet beschermd en de maker ervan zal de auteursrechten niet makkelijk overdragen. In geval programmatuur specifiek voor een bepaalde afnemer wordt ontwikkeld, worden de auteursrechten nog wel eens overgedragen. Aan een overdracht van het auteursrecht kleven enkele formaliteiten die goed moeten worden nageleefd, anders wordt de overdracht niet geëffectueerd.
Gebruiksrecht
Veelal wordt bij het verlenen van een recht van gebruik een overeenkomst door de leverancier ter ondertekening aangeboden. Soms staat het recht van gebruik beschreven in algemene voorwaarden of wordt verwezen naar de toepasselijkheid van branche-voorwaarden. In alle gevallen is het raadzaam de tekst ervan goed door te lezen en eventueel aan te laten passen. Nu een afnemer slechts het recht krijgt zoals dat in de overeenkomst beschreven is, dient dit precies op de huidige en toekomstige praktijk van de afnemer aan te sluiten. Goed dient te worden gekeken naar bijvoorbeeld de hoeveelheid en de locatie van de toegestane werkplekken in het kader van mogelijke uitbreiding, telewerken of outsourcing. Ook is de aansprakelijkheidsregeling van groot belang. Wat kan de afnemer van de leverancier vorderen als het systeem door de programmatuur of de apparatuur “down” is en dus een tijd niet gebruikt kan worden? In dit kader zijn de regelingen voor het onderhoud en de uitwijkmogelijkheden ook belangrijk. Tenslotte is het verkrijgen van voldoende garanties (zoals een millennium-garantie) van groot belang..
mei 1999