Moet een overeenkomst – wil hij bewezen kunnen worden – altijd worden getekend in origineel, met blauwe inkt en geparafeerd op elke pagina? Nee, in beginsel kan door alle middelen in rechte bewijs worden geleverd, tenzij de wet anders bepaalt.
Schriftelijk bewijs kan onderverdeeld worden in geschriften-akten en geschriften-niet-akten. Akten zijn weer onder te verdelen in onderhandse akten en authentieke akten. Zo bezien zijn er drie categorieën: geschriften-niet-akten, onderhandse akten en authentieke akten. Geschriften zijn alle zaken die begrijpelijke leestekens bevatten die in onderling verband een gedachte tot uitdrukking brengen ongeacht het materiaal waarop het is gesteld. Een duidelijk voorbeeld is een krabbeltje op een bierviltje. Akten zijn ondertekende geschriften, bestemd om tot bewijs te dienen; het bekendste voorbeeld is de brief. Authentieke akten zijn akten in de vereiste vorm en bevoegdelijk opgemaakt; bijvoorbeeld de notariële akte bij het kopen van een huis. Tot zover de theorie. Terug naar de fax. Op wie rust bewijslast?
Ingeval er sprake is van een stuk dat aangemerkt moet worden als een onderhandse akte (zoals bijvoorbeeld een fax) waarvan de echtheid wordt betwist, moet de rechter beslissen op wie de bewijslast rust. Als hoofdregel geldt dat de bewijslast rust op degene die stelt dat de akte vals of vervalst is. Op grond van de omstandigheden van het geval mag de rechter deze bewijslast ook omkeren met als gevolg dat de bewijslast rust op degene die een beroep doet op de al dan niet valse onderhandse akte. Een gouden regel is op dit gebied dus niet te geven.
Bij overeenkomsten met een groot financieel belang is het daarom wellicht verstandig de overeenkomst te deponeren bij de notaris. De notaris maakt dan een depotakte waaraan de overeenkomst wordt gehecht. Dit heeft min of meer hetzelfde effect als een notariële vastlegging van de overeenkomst. Dit kan een hoop bewijsproblemen voorkomen terwijl de kosten beperkt zijn.
mei 2000