Alvorens een handelsnaam te kiezen moet men onderzoeken of men vrij is deze naam te gebruiken. Sinds de Napoleontische tijd zijn het voeren van een naam en de daarbij behorende registratie gemeengoed geworden. Een naam is nodig om van anderen onderscheiden te kunnen worden. Dit geldt niet alleen voor natuurlijke personen, maar evenzeer voor rechtspersonen. Toch is er een verschil. Het valt slecht in te zien dat een natuurlijk persoon kan worden gedwongen zijn naam te wijzigen omdat deze zo weinig verschilt van een andere naam. Als natuurlijk persoon heb je immers geen keuze: de afkomst bepaalt de naam. Voor rechtspersonen ligt dat anders. De oprichters hebben grote vrijheid in het kiezen van een naam. Aan hen staan vele mogelijkheden ter beschikking om te onderzoeken of de door hen gewenste naam niet toevallig al door een ander wordt gebruikt. Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel kan wat dat betreft uitkomst bieden. Een uittreksel uit het Handelsregister leert bovendien dat er verschillende soorten namen kunnen bestaan per rechtspersoon. Als eerste vanzelfsprekend de statutaire naam. Het wijzigen van deze naam kan slechts via de notaris. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om naast de statutaire naam een andere naam te voeren. Deze andere naam staat in het Handelsregister vermeld als handelsnaam. Voor het voeren of wijzigen van zo’n handelsnaam is een bezoek aan de notaris niet nodig. Vaak doet zich de situatie voor dat de statutaire naam eigenlijk niet wordt gebruikt. Met name bij het overnemen van “lege” vennootschappen komt dit aan de orde. In het handelsverkeer wordt slechts de (nieuwe) handelsnaam gebruikt.
Wie mocht denken dat daarmee geen inbreuk op rechten van derden hoeft te worden gevreesd, denkt te snel. De statutaire naam, ook al wordt die niet of zelden gebruikt, wordt in het Handelsnaamrecht altijd als relevante handelsnaam beschouwd. Dit vindt zijn oorzaak in de verplichting van rechtspersonen om bijvoorbeeld op het briefpapier melding te maken van hun statutaire naam. Vele doen dit niet en de overheid lijkt het naleven van deze verplichting ook niet actief te handhaven, maar dat laat het nemen van rechtsmaatregelen door een derde onverlet. Het spreekt voor zich dat ook de in het handelsverkeer gebruikte, niet-statutaire handelsnaam evenmin inbreuk op rechten van derden mag maken. Voorts is het belangrijk om, alvorens tot gebruik van een handelsnaam over te gaan, uit te zoeken of de naam overeenkomt met een reeds gedeponeerd merk. Het Benelux Merkenrecht en de Nederlandse Handelsnaamwet maken het mogelijk dat een “ouder” merk een “jongere” handelsnaam niet hoeft te dulden. Ondernemers die de hiervoor beschreven onderzoeken niet verrichten, lopen een financieel risico. Niet alleen zal, indien gebruik van de naam wordt verboden de naam gewijzigd moeten worden, ook zullen alle reeds bestaande uitingen, zoals brochures, advertenties, visitekaartjes en briefpapier veranderingen moeten ondergaan. Het vervelendste echter zal doorgaans de vernietiging van de reeds opgebouwde goodwill zijn. Wie bekendheid heeft verworven onder een naam die achteraf niet meer gebruikt mag worden, zal grote inspanningen moeten verrichten om onder een nieuwe naam de activiteiten op gelijke voet te kunnen voortzetten.
december 1996