Het voorjaar is de periode waarin de meeste jaarvergaderingen worden gehouden. Waarom is dat?
Op grond van de wettelijke en statutaire verplichtingen is het bestuur van een vennootschap verplicht ten minste één maal per jaar verantwoording en rekenschap af te leggen aan de aandeelhouders tijdens de jaarlijks terugkerende algemene vergadering van aandeelhouders. Daartoe roept het bestuur, op de wijze zoals dat in de statuten is voorgeschreven, de aandeelhouders in vergadering tezamen.
Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.
Opvallend is dat er geen wettelijke regeling bestaat die het notuleren van een algemene vergadering verplicht. Toch wordt een dergelijke plicht dikwijls in de statuten van een vennootschap opgenomen. Hoeveel dient er daadwerkelijk in de notulen te worden vermeld? Alleen de besluiten of ook de discussies die aan het besluit zijn voorafgegaan? Als de discussies ook moeten worden opgenomen, volstaat dan een samenvatting of moet het een woordelijk verslag zijn?