Briefpapier en facturen bevatten vaak belangrijke informatie. Er zijn dan ook allerlei regels op grond waarvan die informatie vermeld moet worden. Handig om te weten als u nieuw briefpapier moet laten drukken.
Op het briefpapier van een onderneming dient het dossiernummer van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer) te worden opgenomen met vermelding van de Kamer van Koophandel waar de onderneming staat ingeschreven. Deze gegevens moeten ook worden vermeld op orders, facturen en offertes. Het KvK-nummer is een uniek achtcijferig dossiernummer dat ?levenslang? aan de onderneming gekoppeld blijft.
Extra voorschrift voor B.V. en N.V.
Voor de besloten vennootschap (B.V.) en de naamloze vennootschap (N.V.) geldt nog een extra regel. Vermeld moet worden de volledige naam van de vennootschap (dat is de officiële naam zoals in de statuten vermeld) en haar woonplaats (de statutaire zetel). Dit moet worden vermeld op alle uitgaande geschriften, gedrukte stukken en aankondigingen met uitzondering van reclame-uitingen, telegrammen en dergelijke.
Regels voor facturen
Speciale regels zijn er voor de inrichting van facturen. Om aan de eisen van de fiscus te voldoen moet de factuur voorzien zijn van:
datum en doorlopend volgnummer datum van levering; naam en adres van de koper/opdrachtgever; naam en adres van de verkoper/dienstverlener; omschrijving van de goederen of diensten; hoeveelheden, prijzen en bedrag voor BTW; BTW-identificatienummer van koper en verkoper (alleen bij transacties binnen de Europese Unie).
Algemene voorwaarden
Als u algemene voorwaarden hanteert en u wilt dat deze van toepassing zijn op een overeenkomst, dan stelt de wet dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet worden geboden om kennis te nemen van deze algemene voorwaarden. Dit betekent dat u voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst de tekst van de voorwaarden moet uitreiken aan de wederpartij of bekend moet maken waar deze ter inzage liggen. Een enkele verwijzing op uw briefpapier naar algemene voorwaarden (bijvoorbeeld dat deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel) is niet voldoende.
Het is raadzaam om de volledige tekst van de voorwaarden op de achterzijde van uw briefpapier of offertes te drukken of anders de tekst als bijlage mee te sturen.
augustus 1999